編集日記

ちょっとした気遣いで変わる?マネージャから見た在宅勤務のコミュニケーション

都内では、新型コロナウイルス感染症による外出自粛が始まってから1か月以上が経ちました。私たちSDDX事業部は、NTTデータの中でもいち早く、実施可能な社員は2月中旬から在宅勤務に移行しています。私のチームも業務上の制約があまり無かったため、3か月近くほぼ在宅勤務で業務を実施しています。この記事では、在宅勤務を通して実践している、マネージャとしての自身のコミュニケーション上のコツをご紹介します。

在宅勤務の注目度の変化

コツの話に入る前に、在宅勤務の世の中的な注目度はいつ頃から高まったのかについて、見てみたいと思います。ここではひとつの参考として、Googleトレンドを使って2月から4月のキーワード検索ボリュームを見てみました。「リモートワーク」「在宅勤務」「テレワーク」の3つのキーワードを比較しています。

在宅勤務の関連キーワードトレンド
在宅勤務の関連キーワードトレンド

「リモートワーク」と「テレワーク」はほぼ同じ意味ですが、以前から馴染みのある単語である「テレワーク」が最も大きくなっています。「リモートワーク」と「在宅勤務」だと、こちらも単語への慣れのせいか、やや「在宅勤務」が大きい印象です。

なお、「テレワーク」の言葉の定義は、一般社団法人日本テレワーク協会のWebサイトをご覧ください。

一般社団法人日本テレワーク協会 テレワークとは

検索ボリュームの波を見てみると、最初の波は2月17日です。この日は、天皇誕生日の一般参賀や東京マラソン一般参加の部など、大規模な催しの中止が多数発表された日でした。そして、2月27日の全国小中高校に対する臨時休校要請で最初のピークを迎えます。その後、緊急事態宣言のあった4月7日をピークとして、週単位で波が徐々に落ち着いてきています(土日の検索ボリュームが少ない点は特徴的ですね)。ただ、落ち着いてきたとは言え、2月半ばまでと比べれば、依然として一定の検索ボリュームを示しています。

マネージャとしてのコミュニケーション上のコツ

ここからは、見出しの通り、私が3か月近い在宅勤務を通して取り組んできた、コミュニケーション上のコツをご紹介します。マネージャとしての目線を意識した内容になっていますが、そうでない方にとってもコミュニケーション上のヒントになるのでは、と思います。

顔を合わせる場を作る
zoomを使ったチーム定例
zoomを使ったチーム定例の一場面

これは良く言われていることですが、定期的なチームミーティングの場を設け、ビデオをオンにしてお互いの顔を見られるようにすることは、やはり大事ではないかと思います。ポイントは、自チームの状況に応じた頻度と時間の使い方です。

私のチームの場合は、①メンバーそれぞれの職務が比較的独立していること、②メンバーの職位・年齢的に自走できること、から、チームミーティングは週1回としています(在宅勤務前は月1回でした)。内容は、周知事項の共有や各自のプロジェクトの進捗報告といったオーソドックスなものですが、開催時間を長めに設定しておくことで、話が横道に逸れたり、余談で盛り上がったり、といった場合も、ある程度流れに任せるような余裕を持ったスタイルとしています。

また、チームに限った話ではないですが、「オン飲み」もいいですね。(上のチームミーティング写真を撮った日、そのままオン飲みとなりました……。)

メンバーの“話したいモード”を察知する


在宅勤務、さらに外出自粛だと、ちょっとした雑談がなくなってしまい、「誰かと話したい」というストレスが溜まっているメンバーも多いと思います。実際に、チームメンバーとオンラインミーティングをしている時、特に1対1の場合にそんな様子が垣間見える時があります。

そんな時は、できればちょっと長めに時間を取って、雑談でもいいので色々と話を聞いてみるのも良いと思います。若手でひとり暮らしのメンバーが多いチームでは、毎週もしくは隔週くらいで1on1を行うのもひとつの手ですね。ただ、形式的な場を持つよりも、本人が話したいと思っている時にできるのが理想的かと思います。

もちろん、「お疲れ様です、では今日のアジェンダは……」といきなり本題に入るメンバーもいます。それもひとつのコミュニケーションのありかたですね。

テキストに”ほめ達”なひとことを添えて


在宅勤務の間は、どうしてもメールやチャットと言ったテキストによるコミュニケーションに頼りがちです。テキストの場合、口頭よりもスピードが落ちてしまうので、事務的で淡泊な内容になりがちですが、「いいね!」「ありがとう!」「これすごい!」といった、短くても良いのでポジティブな反応をすることを心掛けています。

お互いの人となりが分かっていればそんなに問題にはならないようにも思いますが、常に「了解。」とだけ返ってくると、顔が見えない日々が続く中では「ひょっとして、あまり良く思われていないのでは?」と不安に感じることが出てくるかもしれません。ポジティブかつ、ちょっとカジュアルな反応だと、次のタスクにも前向きな気持ちで取り組めるのでは、と思います。

ちなみに、私のチームには、ほめる達人である”ほめ達!検定”の合格者がいます!日々見習いたいなと思ってます。

「ほめ達!」公式サイト

生活>仕事を大前提と考える


オンラインミーティングをしていると、突然宅配便がやってきたり(事実、外出自粛以降、個人宛の再配達が減少したとのニュースもあります)、子どもが部屋に入ってきたり、猫が邪魔したり…と色々なことが起こります。

そんな時、「今大事な打合せ中だろ!」と思う気持ちも分かりますが、家で仕事をしている以上、「まずは家での生活があって、その中で仕事をしている」という前提で考えることが大事と思います。外出自粛で色々と思うようにならない時だからこそ、こうした前提でおおらかな気持ちで仕事に臨めると、チームメンバーが感じるストレスが少しでも和らぐのではないでしょうか。

まとめ

デジタルマーケティング情報を発信する「デジマイズム」なのに、今回は全く関係ない記事になりました。ただ、マーケターという職種は、コミュニケーションによって人を動かす仕事なので、相手の置かれた状況などを考えながら、適切なアプローチを普段から考えていくことが重要ではないかと思います。在宅勤務の中でも、「近くにいない」、「顔が見えない」、といったマイナスを補う、「ちょっとした気遣い」があると嬉しいですね。

ちょっと強引なまとめかもしれませんが……在宅勤務をしているみなさんのちょっとしたヒントになれば幸いです。

(ちなみに、キービジュアルのデスク写真は私の自宅の様子です。色んなものが写り込んでいますが無視していただければ……)

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